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                    實施ERP前,基礎管理薄弱該怎么辦?

                    某公司ERP項目實施了大半年,項目最后卻以失敗告終。

                        到底是ERP軟件問題,還是ERP實施出了問題呢?老總召集全體項目組成員和ERP廠商代表開了個沒完沒了的會議。結果廠商實施顧問說,不是ERP軟件的功能達不到,而是企業的基礎管理太差了,達不到ERP的實施要求。正如沒有打好基礎就直接在沙堆上建高樓大廈,發生倒塌是必然的事情。

                        廠商實施顧問的這種事不關己和推卸責任的態度讓他憤憤不平。在給我的電話說:“ERP不就是用來提高企業管理水平的嗎?為什么廠商的實施顧問要把ERP實施失敗全推到企業基礎管理薄弱上來呢?”這是一個很有趣的提問。那么,什么是企業基礎管理呢?上ERP系統需要什么樣的基礎管理呢?

                    一、為什么ERP實施前要做好基礎管理

                        企業在實施ERP項目時差強人意的原因有很多,有人說是因為軟件選型失?。ㄕ?5%),或因為管理協調不夠而失?。ㄕ?5%),或因為實施失誤而失?。ㄕ?0%)。但卻很少有人去思考,在ERP實施之前自己企業的基礎管理是否已經滿足了ERP的實施要求。其實,以上的失敗原因都是基于企業已經滿足了實施ERP基礎條件的這一假設上,但恰恰是這個假設才是ERP實施失敗的最主要原因之一。簡單的說,就是基礎管理才是決定或影響到企業實施ERP成敗的關鍵因素。

                        在管理學上,基礎管理有很多不同的定義和理解,但總的來說主要是體現在企業如何抓好日常管理,如何把企業戰略細化為具體的、可操作性的規則和制度上。有一句通俗的話是這樣說的:魔鬼藏于細節,說的就是細節的重要性。因此,基礎管理主要是從微觀上分析的,包括標準化、定額、計量、信息、規章制度等五個方面。更簡單的說,基礎管理就是“五化”:制度化、流程化、標準化、表單化、數據化。

                        因此,在ERP實施時有一句口訣是:企業必須先做到“流程清、數據準、規則明”。換句話說就是,企業在實施ERP之前就必須先做好基礎管理工作。否則,沒有良好的基礎而去實施ERP,就如同在一個地基還沒有建好的地方上蓋摩天大廈,時刻都有倒塌的危險。

                        (1)“流程清”的核心是流程標準化

                        企業的經營活動是由許多流程所構成的,如采購、供應、財務、人力資源、生產、設備、銷售等。實施ERP系統實際上就是將這些流程整合起來,提高效率和降低成本。所以,企業在實施ERP時關注的焦點應該是流程而不是軟件技術。有一句俗話是這樣說的:如果說數據是ERP實施的基石,那么流程就是ERP實施的靈魂了。

                        大家都知道,ERP強調的是流程的標準化和固定化,沒有流程的標準化就沒有ERP實施成功的可能。因此,流程缺乏標準化對于急于實施ERP的企業是致命的,因為沒有先把流程合理化、標準化就去把流程固化到ERP系統里,企業在處理業務時就必然會感到不順暢。所以,“先流程標準化,后信息化”是實施ERP倡導的一條基本原則。也只有將企業所有的業務流程都整理出來,實現標準化、程序化和書面化,把企業的業務流程從“人治”提升到“法制”的層面,實施ERP才會做到“流程清”,才會事半功倍。

                        (2)“數據準”在于準確計量和定額

                        說到數據在ERP應用中的重要性,大家最常掛在嘴邊的一句話是“三分技術、七分管理、十二分數據”。因為沒有高質量的數據,ERP應用就成了無源之水。因為數據錯誤的話,即使ERP上線了也是沒有任何意義的,反而會是系統失敗或者掉線的導火索。

                        ERP數據分為靜態數據和動態業務數據。靜態數據包括基礎數據和期初數據,只有準確無誤的把靜態數據錄入ERP系統,ERP系統才會有一個良好的開端。否則,ERP系統在原始賬目時就已經出錯了。至于動態數據就有一句更通俗的話,就是“垃圾數據進,就會垃圾數據出”。因此,當沒有真實可靠的數據基礎時,希望ERP應用能帶來效率的提高也就成一句空話。所以,做好基礎管理的定額和計量工作,是保證ERP數據質量的先決條件,也是保證ERP數據質量的關鍵一步。

                        (3)“規則明”在于制度規范化

                        在ERP實施中,沒有把ERP實施當作是一場管理制度規范化的運動是大多數ERP項目沒有成功的主要原因。因為ERP上線是一種部門利益和人員利益重新分配的過程,是規范化制度和隨心所欲的管理習慣發生沖突的過程。經驗告訴我們,基礎管理薄弱的企業,普遍會存在“無法可依”、或“有法不依”的“人治”管理,這種非規范化的管理方式是與ERP實施所要求的“法治”方式是相違背的。

                        例如,當企業的規章制度不明確時,或制度沒有被有效執行時,利益沖突往往會導致ERP實施名存實亡,ERP實施也就必然會擱淺。大多數基礎管理水平差的企業,ERP失敗或效果不佳的癥結也就在于此。因此,理順了流程關和數據關并不代表ERP就能夠順利上線,為了ERP能順利實施、上線及運行,必須還要用規范化的制度來保證ERP實施活動能被正確的執行。

                    二、企業解決基礎管理薄弱的策略

                        從上述分析可知,ERP實施強調先要打好基礎管理,并不是毫無根據憑空拋出的一個概念,而是符合ERP實施要求的。因為只有加強基礎管理,才能使日常工作步入專業化、制度化的軌道。所以,希望打好基礎管理的企業,可參考以下的方法和策略:

                        (1)從流程著手,建立明確的流程框架

                        據調查顯示,許多準備實施ERP的企業在業務流程上還停留在“隨意性強”的階段上,因此要求企業在應用ERP之前先要把流程形成制度化、標準化以及表單化。例如,先建立以責、權、利為基礎的流程框架,然后通過這種基礎管理建設使企業常規的事件納入標準化、規范化、表單化的流程管理,以形成統一、規范和相對穩定的管理體系,以此提高ERP實施的成功率。

                        (2)從制度規范化開始,做到有法可依

                        當企業的規模越來越大時,千頭萬緒的事情也會越來越多。如果這時企業的管理還處于“人治”的管理階段,難度就會非常大。因此,企業需要先制定一套規范化的控制系統,使企業的每一個崗位、每一個活動、每一個時刻都處于受控之中,使到企業能做到決策程序化、考核定量化、權責明晰化、措施具體化和控制過程化,最終也能確保ERP實施的順利執行。

                        (3)認真做好定額和計量,確保數據真實

                        任何數據都是由一定的“量”組成,因此為了確切地獲得其真實數量值,必須要做好計量工作。正如門捷列夫所說:沒有計量,便沒有數據。計量是企業生產的技術基礎,如從原材料的篩選到定額投料,從工藝流程監控到產品的品質檢驗,都離不開計量。簡單的說,沒有準確的計量,就沒有可靠的數據,當然也就無法確保ERP系統需要的高質量數據了。因此,只有認真做好計量工作,才能保證計量數據的有效性,再經過長期數據積累和統計分析,就能制定出合理的定額,也只有這樣才能真正得到高質量的ERP數據。

                        總的來說,夯實的基礎管理是ERP實施成功的基石。如果企業在基礎管理上不能達到一定的程度,又不愿意下決心和下功夫去解決,這樣就不應該匆忙的進行ERP建設,因為在這樣的情況下實施ERP系統,效益注定是不佳的。


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